Wie missverstandenes Vergaberecht IT-Projekte ausschreibungspflichtiger Krankenhäuser behindert – und eine Lösung dafür

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In diesem in c’t 4/2022 auf S. 170 erschienen Artikel [Externer Link] stellt der Autor Jan Mahn Gründe dar, warum es bei staatlichen IT-Projekte aufgrund eines missverstandenen Vergaberechts häufig zu im Ergebnis weniger optimalen Vergaben kommt. So sei die Wahl der Zuschlagskriterien sowie die Wahl des Vergabeverfahrens entscheidend, wenn es um Auswahl innovativer und gleichzeitig kostengünstiger Lösungen geht. Klar wird ein Verhandlungsverfahren mit funktionaler Leistungsbeschreibung sowie ausgewogenen Vergabekriterien empfohlen.

Auch nach den Erfahrungen in den von uns betreuten Vergabeverfahren können wir diese Empfehlungen klar bestätigen. Selbst bei vermeintlich einfachen Beschaffungen, bspw. von Server und Storage, lassen sich im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens zum Budget und Bedarf passendere Lösungen finden. Dabei ist nicht nur die optimale Ausstattung der Hardware zu identifizieren, sondern auch eine optimale Aufgabenteilung zwischen Klinik-IT (dem Auftraggeber) und dem Auftragnehmer beim Betrieb der Hardware muss gefunden werden. Letzteres hat in den vergangenen Jahren deutlich an Bedeutung zugenommen, da der Fachkräftemangel die Kliniken vermehrt zum Einkauf externer Betriebsleistungen zwingt.

Eine weitere Herausforderung sehen wir aber auch in der laufenden Regeneration von Systemen. Bei aus vielen Einzelkomponenten bestehenden Systemen (z. B. Netzwerk oder der Server-/Speicherinfrastruktur) erreichen häufig die Einzelkomponenten zu unterschiedlichen Zeitpunkten den „End-of-Service“ und müssen ausgetauscht werden. Ein Einzelaustausch sichert kein optimales Preis-Leistungsverhältnis, eine Ausschreibung für jeden Einzelaustausch ist aber zu aufwändig. Werden dagegen alle Komponenten des Systems ausgetauscht, werden auch solche Einzelkomponenten außer Betrieb genommen, die noch das ein oder andere Jahr zuverlässig ihren Dienst getan hätten.

Als Lösung hierfür verhandeln wir mit den Anbietern Rahmenverträge gekoppelt mit einer im Umfang definierten Initialbeschaffung. Der Rahmenvertrag sichert dem Krankenhaus für die Vertragslaufzeit Zugang zur Produktpalette des Auftragnehmers. Zusätzlich wird über eine Innovationspartnerschaft sichergestellt, dass auch zukünftige, zum Zeitpunkt der Auftragsvergabe am Markt noch nicht verfügbare Produkte vom Auftraggeber zu fest definierten Konditionen bezogen werden können.

Fazit: Richtig angewendet gestattet das Vergaberecht durchaus die Beauftragung in Leistungsumfang und Kosten optimaler Lösungen. Allerdings ist es dafür notwendig, das Vergabeverfahren durch ein entsprechendes Leistungsverzeichnis und Leistungsbeschreibung zu unterstützen – eine lösbare Aufgabe.

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